Deze pagina bundelt de privacyverklaring en de cookieverklaring van BrainCoder. U kan beide documenten hieronder lezen of ze samen downloaden als pdf.

Download privacy- en cookieverklaring als pdf (versie augustus 2026)

Privacyverklaring

Benomics Tech. CommV – handelsnaam BrainCoder – https://braincoder.be/

Versie: augustus 2026

In het kort

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (de ‘verwerkingsverantwoordelijke’) is Benomics Tech. CommV, handelend onder de handelsnaam “BrainCoder”, met zetel te Rijsenbergstraat 52, 9000 Gent, ingeschreven onder ondernemingsnummer 0730.917.665 (btw BE 0730.917.665). U bereikt ons via info@braincoder.be, telefonisch op +32 456 75 34 65 of per post op Kortrijksesteenweg 255, 9000 Gent. BrainCoder heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; vragen over gegevensbescherming kan u richten aan de bovenstaande contactgegevens.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie BrainCoder persoonsgegevens verwerkt: bezoekers van onze website en webshop, klanten die een product kopen, cliënten die een qEEG-hersenmeting of neurofeedbacktraining laten uitvoeren, personen die kiezen voor optionele persoonlijke begeleiding bij het gebruik van hun toestel, en personen die met ons corresponderen.

3. Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke rechtsgrond?

BrainCoder verwerkt bewust zo weinig mogelijk gegevens en houdt de verschillende soorten verwerkingen strikt gescheiden. Een gewone aankoop in de webshop vereist geen enkele informatie over de reden waarom u een toestel aankoopt.

3.1 Webshop, bestellingen en facturatie

Wanneer u een bestelling plaatst, verwerken we uw naam, facturatie- en leveringsadres, e-mailadres, telefoonnummer, de bestelde producten, betaalstatus en factuurgegevens. Wettelijke basis: we hebben deze gegevens nodig om uw bestelling uit te voeren (art. 6.1.b AVG); facturen moeten we daarnaast bewaren omdat de belasting- en boekhoudwetgeving dat verplicht (art. 6.1.c AVG). Uw betaalgegevens (kaart- of rekeningnummers) worden rechtstreeks verwerkt door onze betaaldienstverlener Mollie B.V. en komen nooit in ons bezit.

3.2 Levering, serienummers, retours en garantie

Voor de verzending delen we uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer met onze verzendpartner(s) via het verzendplatform Sendcloud, zodat u track & trace-informatie ontvangt. Kiest u voor afhaling in Gent, dan plant u uw afhaalafspraak in via ons boekingsplatform Setmore, of via e-mail of telefoon. We registreren daarnaast het serienummer van elk geleverd toestel en koppelen dit aan uw bestelling. Wettelijke basis: de uitvoering van de overeenkomst (de levering zelf) en ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) — een redelijk bedrijfsbelang dat we vooraf afwegen tegen uw privacy —, namelijk een sluitende garantie-, voorraad- en terugroepadministratie. Bij een retour of garantiegeval (RMA) verwerken we de reden van de retour, de staat van het toestel en de afhandeling met de fabrikant. Uw gegevens gaan daarbij enkel naar de fabrikant wanneer u zelf een beroep doet op een garantie of retour, en beperkt tot wat voor die afhandeling nodig is: uw naam en het serienummer.

3.3 qEEG-hersenmetingen

Wanneer u een qEEG-meting laat uitvoeren, verwerken we de ruwe meetbestanden (ogen open en ogen gesloten), het daaruit opgestelde verslag, de meetdatum en eventuele korte notities. We verwerken deze gegevens uitsluitend op basis van uw uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming, die we afzonderlijk en uitdrukkelijk vragen vóór de eerste meting — bijvoorbeeld via een aparte checkbox bij het online boeken van uw meting of via een korte verklaring in het trainingscentrum — en dus nooit stilzwijgend via algemene voorwaarden. U kan die toestemming te allen tijde intrekken; wij wissen de gegevens dan, onverminderd de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. qEEG-verslagen worden enkel met uzelf gedeeld. Boekt u uw meting online via onze website of braincoder.setmore.com, dan verwerkt ons boekingsplatform Setmore daarvoor uw naam, contactgegevens en het gekozen tijdstip; de inhoud van uw meting komt nooit bij Setmore terecht.

3.4 Optionele persoonlijke begeleiding

Na de aankoop van een toestel kan u vrijwillig kiezen voor persoonlijke begeleiding. Enkel in dat geval – en pas nadat u daarover afzonderlijke privacy-informatie kreeg en uw uitdrukkelijke toestemming gaf – verwerken we bijkomende gegevens: de reden van uw aankoop, uw persoonlijke doelstellingen, begin- en opvolgscores op door u gekozen domeinen (zoals slaap, concentratie of mentale energie), uw gebruikspatroon (frequentie, sessieduur, gebruikte modi) en uw antwoorden op periodieke opvolgvragenlijsten. Wettelijke basis: uw (uitdrukkelijke) toestemming. Deelname is volledig optioneel, is geen voorwaarde voor de aankoop of de garantie, en kan op elk moment worden stopgezet; bij stopzetting plannen we geen verdere opvolgmomenten meer in. De opvolgvragenlijsten versturen en verwerken we via Zoho Forms; uw antwoorden worden opgeslagen in een Europees datacenter van Zoho.

3.5 Productfeedback

We kunnen u vragen naar uw ervaring met het product zelf: comfort, gebruiksgemak, duidelijkheid van de handleiding, technische problemen en verbetersuggesties. Wettelijke basis: ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze producten en dienstverlening (art. 6.1.f AVG). Met de fabrikant (Vielight Inc.) delen we in beginsel enkel geaggregeerde, anonieme statistieken waaruit u niet identificeerbaar bent. Uw individuele feedback delen we enkel met de fabrikant indien u daarvoor afzonderlijk toestemming gaf, en de fabrikant mag u enkel rechtstreeks contacteren indien u ook dáárvoor afzonderlijk toestemming gaf. Beide toestemmingen worden apart gevraagd en apart geregistreerd.

3.6 Klantcontact en e-mail

Wanneer u ons contacteert, verwerken we uw contactgegevens en de inhoud van de communicatie om uw vraag te beantwoorden en onze dienstverlening op te volgen (ons gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG, of — gaat uw vraag over een bestelling — de uitvoering van de overeenkomst). Ons e-mailverkeer verloopt via Gmail (Google).

3.7 Website, cookies en Google Analytics

Op onze website gebruiken we naast strikt noodzakelijke cookies ook Google Analytics 4 om het gebruik van de website te analyseren. Analytische cookies worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming gaf via de cookiebanner (art. 6.1.a AVG en art. 10/2 Wet Elektronische Communicatie). Alle details, inclusief de volledige cookielijst en hoe u uw keuze aanpast, vindt u in onze afzonderlijke Cookieverklaring op de website.

3.8 Nieuwsbrief en direct marketing

Indien u zich inschrijft op onze nieuwsbrief, verwerken we uw e-mailadres op basis van uw toestemming. U kan zich in elke e-mail uitschrijven. Bestaande klanten kunnen we op basis van ons gerechtvaardigd belang informeren over gelijkaardige eigen producten of diensten; ook daartegen kan u zich kosteloos verzetten.

4. Digitale ondersteuning en AI-assistentie

BrainCoder beheert klant-, toestel- en opvolggegevens in een lokaal, beveiligd klantenbeheersysteem dat uitsluitend draait op een versleutelde computer van de zaakvoerder en niet via het internet bereikbaar is. Voor het voorbereiden van antwoorden op klantvragen, samenvattingen en verslagen maakt BrainCoder gebruik van AI-assistenten: Claude (een dienst van Anthropic PBC) en ChatGPT (een dienst van OpenAI; voor de EER is OpenAI Ireland Ltd. de contractspartij). Beide aanbieders treden op als verwerker onder een verwerkersovereenkomst. Daarbij gelden strikte principes: per opdracht wordt enkel de context gedeeld die voor dat doel noodzakelijk is (zo krijgt een assistent bij een verzendvraag geen toegang tot qEEG- of begeleidingsgegevens), de gegevens worden door deze aanbieders niet gebruikt om hun AI-modellen te trainen, en elke uitgaande communicatie of beslissing wordt door een medewerker van BrainCoder gecontroleerd en goedgekeurd. Beslissingen over communicatie die op u betrekking heeft, worden dus nooit door een computer alleen genomen (geen ‘geautomatiseerde individuele besluitvorming’ in de zin van art. 22 AVG).

5. Met wie delen we uw gegevens?

We verkopen uw gegevens nooit. We delen ze enkel met dienstverleners (verwerkers) die ze in onze opdracht verwerken, of met ontvangers waar dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of een wettelijke verplichting:

Toelichting bij de tabel: een verwerker verwerkt uw gegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies; een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke — zoals de betaalprovider of de fabrikant — bepaalt zelf hoe hij uw gegevens verwerkt en heeft daarvoor een eigen privacyverklaring.

Daarnaast kunnen gegevens worden meegedeeld aan bevoegde overheden wanneer een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel dat vereist.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Voor Google mag dat omdat de Europese Commissie het EU-VS Data Privacy Framework — een kader waaronder Google gecertificeerd is — als veilig heeft erkend. Met Anthropic en OpenAI sloten we de door de Europese Commissie opgestelde modelcontracten (standaardcontractbepalingen), die uw gegevens ook buiten Europa hetzelfde beschermingsniveau garanderen; voor Europa is OpenAI Ireland Ltd. daarbij onze contractspartij. Ook ons boekingsplatform Setmore verwerkt gegevens in de Verenigde Staten, onder een verwerkersovereenkomst met diezelfde modelcontracten. Ons vragenlijstplatform Zoho bewaart uw antwoorden binnen de Europese Unie. Bij een garantie- of retourdossier kunnen uw naam en het serienummer worden gedeeld met de fabrikant Vielight in Canada — een land dat de Europese Commissie voor bedrijven als veilig beschouwt — of met zijn verzendlocatie in Australië; die doorgifte is nodig om de overeenkomst met u uit te voeren (art. 49.1.b AVG).

7. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Na afloop van deze termijnen worden de gegevens gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd.

8. Hoe beveiligen we uw gegevens?

BrainCoder neemt passende technische en organisatorische maatregelen: klant-, qEEG- en begeleidingsgegevens worden lokaal bewaard op een versleutelde computer (FileVault) die uitsluitend toegankelijk is voor de zaakvoerder; het lokale klantenbeheersysteem is niet via het internet bereikbaar; meetbestanden worden buiten gedeelde cloudmappen bewaard; toegangssleutels worden beveiligd opgeslagen; er worden versleutelde back-ups bijgehouden; en belangrijke handelingen in het systeem worden gelogd. De webshop maakt gebruik van een beveiligde verbinding (https).

9. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen, om onjuiste gegevens te laten verbeteren en om uw gegevens te laten wissen. U kan ook de verwerking laten beperken, de gegevens die u ons zelf bezorgde laten overdragen aan een andere dienstverlener, bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang (waaronder directe marketing), en een gegeven toestemming op elk moment weer intrekken. U oefent deze rechten uit via info@braincoder.be. Om misbruik te vermijden kunnen we u vragen uw identiteit aan te tonen. We antwoorden uiterlijk binnen één maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan we u dan verwittigen.

10. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw gegevens, neem dan eerst contact met ons op; we zoeken graag samen een oplossing. U heeft daarnaast steeds het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Woont u in een ander EU-land, dan kan u ook terecht bij de toezichthoudende autoriteit van dat land.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De meest recente versie staat steeds op https://braincoder.be/. Bij ingrijpende wijzigingen die u rechtstreeks aanbelangen informeren we u actief.

Cookieverklaring

Benomics Tech. CommV – handelsnaam BrainCoder – https://braincoder.be/

Versie: augustus 2026

1. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan een website op uw toestel worden geplaatst. Ze laten toe om uw voorkeuren te onthouden, de website goed te laten werken en – enkel met uw toestemming – het gebruik van de website te analyseren. Deze cookieverklaring hoort bij de Privacyverklaring van Benomics Tech. CommV (handelsnaam BrainCoder) en beschrijft welke cookies https://braincoder.be/ gebruikt.

2. Uw toestemming

Bij uw eerste bezoek tonen we een cookiebanner. Strikt noodzakelijke cookies plaatsen we altijd, omdat de website en de webshop er niet zonder kunnen functioneren. Alle andere cookies – zoals statistiekcookies van Google Analytics – plaatsen we pas nadat u daarvoor toestemming gaf. Weigeren is even eenvoudig als aanvaarden en heeft geen invloed op uw toegang tot de website. U kan uw keuze op elk moment aanpassen of intrekken via de link “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. We vragen uw toestemming opnieuw na 12 maanden of wanneer we nieuwe cookies toevoegen.

3. Welke cookies gebruiken we?

3.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zorgen voor de basiswerking van de website en de webshop, zoals het onthouden van uw winkelmandje tijdens het bestelproces en het bewaren van uw cookievoorkeuren.

3.2 Statistiekcookies (enkel met uw toestemming)

We gebruiken Google Analytics 4 van Google Ireland Limited om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina’s worden bezocht en via welk kanaal bezoekers onze website vinden. We gebruiken deze informatie om onze website en ons aanbod te verbeteren. De gebruikte webgegevensstream heeft metings-ID G-MYNNPCKZ7B.

Google Analytics gebruikt het IP-adres bij ontvangst om een globale locatie af te leiden, maar logt of bewaart geen individuele IP-adressen van gebruikers uit de Europese Economische Ruimte. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan de Verenigde Staten. Google LLC is actief gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen.

De bewaartermijn van gebruikers- en gebeurtenisgegevens in Google Analytics is ingesteld op 14 maanden. Google Signals is uitgeschakeld. We gebruiken Google Analytics momenteel niet voor remarketing of gepersonaliseerde advertenties.

3.3 Marketingcookies

We gebruiken momenteel geen marketing- of advertentiecookies. Zouden we die in de toekomst willen gebruiken, dan passen we eerst deze cookieverklaring aan en vragen we opnieuw uw toestemming.

4. Cookies beheren via uw browser

Naast de cookiebanner kan u cookies ook beheren of verwijderen via de instellingen van uw browser (Chrome, Safari, Firefox, Edge). Hou er rekening mee dat het blokkeren van strikt noodzakelijke cookies de werking van de webshop kan verstoren.

5. Vragen en wijzigingen

Vragen over deze cookieverklaring stelt u via info@braincoder.be. We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze website of de regelgeving wijzigt; de meest recente versie staat steeds op https://braincoder.be/. Deze versie dateert van 3 augustus 2026. Meer informatie over hoe we persoonsgegevens verwerken en over uw rechten vindt u in onze Privacyverklaring.